1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Ayuntamiento de la Villa de Benasque.
• CIF: P2206900I.
• Dirección postal: Pza. del Ayuntamiento 1 – 22440 Benasque (Huesca).
• Correo electrónico: ayto@benasque.es.
• Teléfono: 974551001.

2. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recabados en la inscripción se tratarán para las siguientes finalidades:

• Gestionar la inscripción y participación en el torneo.
• Verificar la categoría, edad, elegibilidad y, en su caso, la representación legal del participante.
• Organizar emparejamientos, cuadros, clasificaciones, horarios, mesas y resultados deportivos.
• Atender comunicaciones relacionadas con el torneo, incidencias, cambios de horario y avisos organizativos.
• Gestionar seguros, emergencias y medidas de seguridad razonablemente necesarias durante la actividad, cuando proceda.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, administrativas y de seguridad aplicables a la organización del evento.
• Publicar, cuando proceda, listados de participantes, emparejamientos, clasificaciones y resultados, limitando los datos a los estrictamente necesarios conforme al principio de minimización.
• En su caso, captar y difundir imágenes o vídeo del torneo solo si existe una base jurídica válida y diferenciada, especialmente reforzada cuando participen menores.

3. Base jurídica

Las bases jurídicas del tratamiento podrán ser una o varias de las siguientes, según la finalidad concreta:

• La ejecución de la relación precontractual o contractual derivada de la inscripción y participación en el torneo.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables al organizador.
• El consentimiento del interesado o de su representante legal para finalidades que lo requieran, por ejemplo, usos de imagen no imprescindibles para la organización del torneo.
• El interés legítimo del organizador para la correcta gestión, seguridad y coordinación del evento, cuando proceda y tras la correspondiente ponderación.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, este debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y debe poder retirarse con la misma facilidad con la que se otorgó.

4. Datos tratados

Con carácter general, se tratarán únicamente los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la inscripción y gestión del torneo:

• Datos identificativos: nombre y apellidos.
• Datos de contacto: teléfono y correo electrónico.
• Datos deportivos: club, licencia federativa, ELO o ranking, categoría y resultados.
• Datos de edad o fecha de nacimiento, cuando sean necesarios para determinar categoría o participación de menores.
• Datos del padre, madre o tutor legal, cuando la inscripción corresponda a un menor y sea necesario acreditar representación.
• Información sanitaria o de emergencia solo si es estrictamente necesaria para la seguridad del participante (por ejemplo, alergias relevantes o teléfono de emergencia).

5. Menores de edad

Podrán inscribirse menores de edad conforme a las siguientes reglas:

• Menores de 14 años: el tratamiento de sus datos basado en consentimiento debe ser autorizado por el padre, madre o tutor legal, y el organizador debe realizar esfuerzos razonables para verificar dicha autorización.
• Mayores de 14 y menores de 18 años: pueden prestar por sí mismos el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, salvo que una norma específica exija la asistencia de sus padres o tutores.

En todos los casos, debe utilizarse lenguaje claro y comprensible, especialmente cuando la información se facilite también al menor. Si se van a usar imágenes del menor para difusión en web, redes sociales, cartelería o prensa del torneo y esa difusión no resulta imprescindible para la organización, conviene recabar una autorización separada y específica del representante legal cuando corresponda.

6. Destinatarios de los datos

Los datos podrán comunicarse, cuando sea necesario y con base jurídica suficiente, a:

• Árbitros, jueces, personal de organización y colaboradores autorizados.
• Federaciones, delegaciones o entidades deportivas, cuando sea necesario para validar licencias, ratings, categorías o resultados.
• Entidades aseguradoras o servicios de emergencia, cuando proceda por razones de seguridad o atención al participante.
• Administraciones públicas, fuerzas y cuerpos de seguridad, jueces o tribunales, cuando exista obligación legal.
• Proveedores que presten servicios al organizador como encargados del tratamiento (por ejemplo, alojamiento web, correo electrónico, software de gestión o cronometraje), con el correspondiente contrato de encargo.

No se cederán datos a terceros para finalidades comerciales ajenas al torneo salvo obligación legal o consentimiento específico.

7. Publicación de listados y resultados

Para el normal desarrollo de un torneo de ajedrez puede ser necesario publicar nombre, categoría, club, emparejamientos, mesa, puntuación, ranking y resultados. Esta publicación debe limitarse a los datos estrictamente necesarios y evitar información excesiva o irrelevante.

En el caso de menores, se recomienda extremar la cautela y valorar formatos menos intrusivos cuando sea posible, especialmente en publicaciones abiertas en internet.

8. Imágenes y vídeos

La toma y difusión de imágenes debe informarse de forma separada y clara. Si la grabación o publicación no es imprescindible para la organización del torneo, debe apoyarse en una base jurídica específica, normalmente el consentimiento; en menores, la protección debe ser reforzada.

9. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la inscripción, el desarrollo del torneo, la atención de incidencias, posibles reclamaciones y el cumplimiento de obligaciones legales. Una vez finalizados dichos plazos, se suprimirán o, en su caso, se mantendrán bloqueados durante los periodos legalmente exigibles.

Las imágenes autorizadas podrán conservarse mientras siga vigente la finalidad informativa o histórica para la que fueron publicadas, salvo retirada del consentimiento cuando esta sea la base jurídica que legitima el tratamiento.

10. Derechos de las personas interesadas

La persona interesada, o su representante legal cuando corresponda, puede ejercitar los derechos de:

• Acceso.
• Rectificación.
• Supresión.
• Oposición.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad.
• Retirada del consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos sobre tratamientos previos lícitos.

Para ejercitar estos derechos puede dirigirse al Responsable del tratamiento, indicando el derecho que desea ejercitar y acreditando su identidad de forma proporcionada. También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa aplicable.

11. Medidas de seguridad

El organizador aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos y, de forma reforzada, cuando afecten a menores.

12. Transferencias internacionales

Con carácter general, no se prevén transferencias internacionales de datos. Si se utilizan plataformas o servicios ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, el organizador deberá informar de ello y asegurarse de que existen garantías adecuadas conforme al RGPD.

13. Carácter obligatorio o facultativo de los datos

Los campos marcados como obligatorios en el formulario de inscripción serán necesarios para tramitar la participación. La no cumplimentación de dichos campos puede impedir la inscripción o la correcta gestión del torneo.

Las autorizaciones opcionales, como el uso promocional de imágenes, deben presentarse de forma separada del resto de finalidades y no pueden condicionarse a la participación cuando no sean necesarias para organizar el torneo.